1. Tapiolan Tennis ry:n jäsenrekisterin pitäjän nimi ja yhteystiedot

Tapiolan Tennis ry.
Tuulikuja 1, 02100 Espoo
info@tapiolantennis.fi

Y-tunnus: 1868185–2

Yhteyshenkilö on hallituksen jäsenvastaava. Jäsenvastaavan tiedot löytyvät seuran kotisivuilta ja yhteydenotto tehdään info@tapiolantennis.fi -osoitteella.

2. Henkilötietoryhmät

1. Jäsenrekisteri

Henkilötietojen keräämis- ja käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys seurassa ja suostumuksen antaminen tietojen käyttämiseen seuran tässä selosteessa mainituissa tarkoituksissa. 

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: 

• seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito,
• sähköinen ja muu jäsenviestintä (uutiskirjeet, laskutus),
• seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut, pelisarjat ja tapahtumat),
• kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot),
• seuran toiminnan tilastointi ja analysointi,
• seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta,
• muut lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito).

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, sukupuoli, syntymävuosi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
• jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi),
• kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot),
• seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, sarjatennikseen, kilpailuihin ja tapahtumiin).

2. Luottamushenkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön luottamushenkilösuhde seuraan. Tietoja käsitellään luottamushenkilösuhteeseen liittyvissä tarkoituksissa.

Luottamushenkilörekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
• luottamushenkilösuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot.

3. Työntekijärekisteri

Työntekijärekisterissä käsittelyperusteena on henkilön työsuhde seuraan. Tietoja käsitellään työsuhteeseen liittyvissä tarkoituksissa.

Työntekijärekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
• työsuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot (työsopimus, verokortti, työaikakirjanpito ja palkkatiedot),
• tarvittaessa merkintä rikosrekisteriotteen esittämisestä ja otteen tunnistetiedoista.

3. Rekistereissä olevien tietojen kerääminen

• Tiedot kerätään henkilöltä itseltään jäsenhakemuslomakkeella, sähköpostilla ja puhelimitse.

4. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

• Jäsenten tietoja (nimi, syntymävuosi, sähköposti ja jäsenyystieto) voidaan luovuttaa Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin, mikä mahdollistaa kilpailemiseen oikeuttavan kilpailulisenssin hankkimisen. Lisäksi Tennisliitto voi lähettää pelaajalle Tennisliiton sähköisiä uutiskirjeitä. 
• Jäsenten tietoja voidaan luovuttaa kilpailun- tai tapahtumanjärjestäjälle, jos rekisteröity ilmoittautuu kilpailuun tai tapahtumaan ja tietojen luovuttaminen on tarpeen kilpailun tai tapahtuman järjestämiseksi.
• Talous- ja palkkahallinto hoidetaan hallituksen voimin, mutta kirjanpito on ulkoistettu. Luovutamme palveluntarjoajalle laskutukseen, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyviä tietoja. Varmistamme asianmukaisin vahvistuksin, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain määrittämiimme ja lainmukaisiin tarkoituksiin. 
• Seuralla voi olla yhteistyökumppanien kanssa sopimuksia, joiden osana yhteistyökumppanit tarjoavat alennuksia tai etuja seuran jäsenille. Seura voi luovuttaa listan jäsenten nimistä ja jäsennumeroista yhteistyökumppaneille, jotta he voivat todentaa henkilöiden oikeudet alennuksiin ja etuihin. 

5. Tietojen säilytys

• Henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa Tennisliiton palvelimella (TennisClub), ja tietoihin pääsee käsiksi vain salattua yhteyttä käyttämällä. 
• Seuran toimintaan liittyen (esim. valmennus, kilpailut, pelisarjat ja tapahtumat) tietoja tallennetaan tarvittaessa myös seuran internet-sivuille ja seuran Google Drive -hakemistoon. 
• Jäsenten tietoja säilytetään niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys seuraan. Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.
• Luottamushenkilö- ja työntekijärekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilöllä on luottamushenkilö/ työntekijäsuhde seuraan. Kun ko. suhde on päättynyt, henkilön tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).
• Seuran sisällä henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin (hallituksen jäsenet, työntekijät ja muut luottamustoimissa olevat). Jokaisella tietoja käsittelevällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joita käyttämällä hän pääsee käsittelemään tietoja. Henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa kenenkään muun käyttöön. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.
• Seuran hallitus valvoo henkilötietojen käsittelyä.

6.  Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

7.  Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Seura ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

(päivitetty 28.2.2023)